【摘要】在网络不断发展，信息时代为主导的今天，档案管理工作也面临着巨大的挑战，将档案管理工作中融入现代信息技术，在简便档案管理工作的同时，极大地提高了查阅和使用档案资料的工作效率，为其他工作正常的开展提供保障。本文通过对信息时代下的档案管理工作进行分析，找出档案管理工作中所面临的问题并提出相应的对策加以解决，促进档案管理工作更好地融入信息时代。

 

　　【关键词】信息时代；管理；问题及对策

 

　　一、信息技术的应用对档案管理的重要意义

 

　　档案管理工作是对一些资料、信息进行整理，在随着人员的不断增多，各个单位的不断壮大，档案资料也随之数量上不断增加，给档案管理工作带来了非常大的工作量，对档案资料与信息的整理加大了难度，同时因为各个单位的不断发展，非常需要档案里的资料进行总结经验，所以，对档案管理工作的专业性和规范性提出了更高的需求，现代信息技术的应用，不仅提高了档案管理工作的工作效率，而且还降低了管理成本，有助于档案管理工作翻开新篇章。

 

　　二、信息时代下档案管理工作面临的问题

 

　　1、管理软件缺乏通用性

 

　　随着信息技术和计算机技术的不断发展，档案管理软件的研发力度逐步加大。虽然这些管理软件能够满足档案管理的基本要求，但是从档案管理信息化的发展趋势上看，现阶段的档案管理软件难以满足档案管理与电子政务系统、办公自动化系统一体化的发展需要。此外，档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，其各自应用和开发的档案管理软件不能相互协调通用，严重降低了档案信息的共享性，制约了档案管理信息化、现代化的发展进程。

 

　　2、标准化、规范化程度偏低

 

　　就档案管理工作而言，其前提是基础工作的标准化和规范化。然而，在当前的信息时代下，档案管理的基础工作却并未体现出这一前提，档案信息系统以及网络建设的形式各有不同、层次不一的情况非常明显，这使得管理工作规范性、服务性、开发性以及共享性相对较差，无法适应信息时代下档案信息资源共享的要求。由于各种原因的影响，使得档案著录细则的相容性不强，大部分系统软件的可移植性也相对较差，而且至今为止尚未形成统一的档案自动化标准，只有对某一个档案馆或是某个专业系统的标准，而这类标准很难在全国范围内推广实施，这在一定程度上严重制约了档案信息工作现代化的管理。

 

　　3、档案的安全性和保密性有待于加强

 

　　在档案管理工作中，档案的安全性和保密性需要加强，随着档案管理工作从简单的纸质资料信息转变为现在的电子档案管理形式，也为档案的安全性和保密性带来了一定的威胁，电子档案在操作上很容易被其他人进行更改，通过掌握熟练的网络技术和计算机技术对原有的档案资料信息进行窃取、篡改、删除或者损坏等一系列非正规的操作，极大的增加了档案资料泄露或者破坏的风险。与此同时，计算机技术相对复杂，需要专业人员进行操作，电子档案文件的结构相对复杂，储存方式也多种多样，假如遇到一些突发情况，例如：电脑系统瘫痪、死机，计算机病毒侵害等问题，就会导致电子档案损坏甚至丢失，将很难再及时找回丢失或损坏的档案信息，造成难以弥补的损失。

 

　　4、档案管理人员的素质问题

 

　　档案管理人员是实现档案管理信息化的主导力量，档案管理工作人员的综合素质对档案管理工作有着非常大的影响。目前，从事档案管理工作的工作者大多数都是档案专业人员，具有专业的档案管理知识，也能够胜任档案管理工作，但是，随着信息化技术的不断进步，一些档案管理工作人员缺乏信息技术以及信息素质，使得他们无法适应网络工作环境，对进行计算机工作存在着抵触心理。同时，档案管理部门严重缺乏既懂计算机技术、网络技术、通讯技术，又能够全面掌握档案管理业务知识和技能的复合型人才，因此导致档案管理人员的综合素质偏低，严重阻碍了电子档案管理信息的建设和发展。

 

　　三、解决档案管理工作问题的对策

 

　　1、加强档案资源的信息化建设

 

　　在信息时代下，档案信息化管理的最终目标就是为了实现档案资源的有效共享，使档案的价值得以最大限度的发挥。为了实现这一目标，必须加强档案资源的信息化建设。首先，应当借助先进的信息技术，实现档案信息的自动化处理，从而使档案、资料、文件等真正的实现一体化管理，这样有利于确保档案信息的高速检索。同时应对不同载体的档案，如文字类、图像类等进行数字化存储，并利用计算机技术、多媒体技术等将这些信息资源进行合成，使之成为图文并茂的新资源，借此来丰富档案信息资源的表现形式。其次，应借助计算机网络实现档案信息的远距离、无障碍的传输和交流，从而达到高度的信息资源共享。这样不仅能够实现档案信息的海量存储，而且还能够有效地预防档案老化以及人为损坏等问题的发生。

 

　　2、建设高质量的档案数据库

 

　　在档案管理工作中应该建设高质量的档案数据库，来确保档案管理工作的有序展开。数据库不再在网络传输上符合标准，而且能够做到极大满足我们在网络上进行阅读各种资料信息，在建设数据库的同时，我们必要充分考虑到未来档案的发展情况，一定要结合实际，选择的软件应具备一定的前瞻性，在满足现在需求的同时也能够达到未来的发展要求。还有在数据库的运行方面，进行科学合理的维护与管理，确保数据信息的安全性和完整性。

 

　　3、建立健全档案信息安全保障体系

 

　　在我国各类信息资源当中，档案资源无疑是最为重要的一部分，在政治建设、经济建设以及社会发展中都起着至关重要的作用。在信息时代到来的今天，档案信息化建设的速度不断加快，信息的安全性问题也随之凸显，为了进一步确保档案信息的安全性，应建立并完善档案信息安全保障体系。

 

　　该体系主要包括以下两方面内容：一方面是档案信息存储安全，另一方面是档案信息的使用安全。在信息技术不断发展的同时，推动了信息的竞争，这在一定程度上对档案安全形成了威胁，加之档案信息网络化建设中信息技术应用不够全面，从而使得系统安全性较为薄弱，为此，在这一方面上应当不断提高档案信息安全和网络安全意识，为了防范黑客和非法用户对档案网络系统的侵入，应当采取行之有效地技术手段和管理措施，加强对用户的身份认证，通过密匙管理等手段保护系统安全。同时还应加强对计算机网络系统的监控，并加装最新版本的杀毒软件来确保档案信息的安全。

 

　　4、加大档案管理人才的培养力度

 

　　计算机网络技术在档案管理工作中的应用越来越普及，这就要求档案管理人员不但要了解并熟练掌握传统的档案管理知识，同时对于现代化技术也必须熟悉和了解，既要具备与档案管理有关的知识，又要具备档案信息资源开发的能力，这样才能使档案真正成为社会物质和精神财富，实现服务于现代化建设的目标。因此，档案管理人员除了具备专业的档案管理知识的同时也应该具备计算机、网络等知识，还要努力提升自己的综合素质。各上级领导在档案管理上应高度重视，加大力度对档案管理人才进行培养，推进档案管理工作在信息时代下进一步发展。

 

　　【参考文献】

 

　　[1]文博.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科学与财富，2015（5）.

 

　　[2]李欣.信息背景下档案管理工作面临的问题[J].黑龙江科技信息，2014（16）.