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3.从离职文档管理的角度谈改进离职管理
3.1树立正确先进的管理理念
改革的压力促使事业单位努力从人事管理向现代人力资源管理转变。一流的管理和有效的行为是建立在正确先进的理念基础上的。单位离职管理要树立主体意识、程序意识、证据意识、人本意识。
主体意识是指单位是聘用管理中的主导者，应重视日常管理。依附于单位的各类规则，职工更多扮演执行的角色。这样单位方能掌控局势，处于主导地位。
程序意识是指单位在职工聘用、考核、续聘、解聘等环节中按照相关规定程序严格执行，减少瑕疵，降低自身的管理风险。
证据意识是指对职工名册、考勤记录、报销凭证、财物领用、工资表、加班申请等材料要有规范的记录、保留书面原件的理念。
人本意识是指“以人为本”。即善待离职职工：聆听诉求、尊重人格。他们的破坏行为会减少、争议发生率会降低、聘用关系更加和谐。
3.2构建科学系统的制度、梳理流程
3.2.1构建科学系统的制度。为了保持单位规章制度的整体性、系统性、连续性。制定专门的离职管理办法，同时梳理单位已有的相关的制度、修改补充相关规定。比如文书档案的归档范围应扩大、细化，增加入职或上岗培训的科目，增加相关人员的考核内容、更新绩效分值计算公式等等。
为有效防范单位的法律风险，离职管理制度应对聘用双方的权利和义务、纠纷解决方法有明确的约定。为了防范单位商业和技术秘密泄露，应制定保密人员范围，离职时签订保密协议，确认离职后的保密责任。
3.2.2梳理流程。员工离职时，企业一般采用以下流程：职工提出离职申请，离职面谈，核准离职申请，业务交接，办公用品和公司财务交接，监督移交，人员退保，离职生效，及时给付补偿金、违约金，取消职工的企业邮箱和办公系统登录权限、电话系统、门禁卡等，资料存档。对照该流程，单位通过查找自身的不足、结合实际，制定出操作性强、科学的离职流程。
为了保障离职管理流程的顺利流转，杜绝随意办理离职手续，设计流程时，相关制度应明确每一个环节的责任人，环节结束的标志事项及形成的文件资料，对填写表格的文字和数据有明确要求、完成时间、份数等，职工已知晓信息的签名，文件资料提交给具体哪些部门。
3.3对离职文档管理的实践总结和建议
追求精细的现代管理需要将管理落实到工作的每一个细节中，每个程序和环节都是有技巧的。文档管理有两个关键环节：
3.3.1岗位交接清单。岗位交接清单是重要的离职文档，内容多、格式难统一，是离职文档管理的难点。清单质量取决于离职职工、直线领导的专业素质和责任心。如果交接不完整，容易造成重要工作遗漏、珍贵资料丢失，重建需要高额成本
首先，建议机关单位的人力资源部在离职管理规定中给出交接清单的必要内容：任务概况：项目名称、进展、需要的资源和技术支持；联络信息：对外的客户名称、联系人姓名、联系方式和地址，内部联系人姓名、联系方式、所属部门、主要职责；工作文档资料：制度流程、申报材料、会议记录、统计报表、合同、证照资质等电子以及纸质的文件材料，注明文档存储方式、存放地或者路径名；明确岗位的核心业务与流程，突出交接的重点。各基层单位应将本单位的岗位交接清单按照岗位类别制定模版向人力资源部报备。
其次，交接人填写好规定的规范的交接清单后，由直接上级审核、签收、备份，对表单和资料的全面性和准确性负责，再提交给机关单位人力资源部做双重备份。如果交出方和接受方是面对面交接，直线领导也需参与其中、做好监督指导备份的工作。
3.3.2离职面谈和调查问卷。离职面谈或离职调查问卷环节是离职管理的关键环节，事业单位应补上或重视该环节。故而面谈记录表单或问卷就是离职文档管理的另一个重点。（若是人力有限可以采取问卷调查的方式，需要用专门的实物或电子信箱回收、并确保离职人员认真填写和问卷回收率。）
人力资源部离职管理专员每季度或每年汇总分析这些面谈信息，找出影响离职的因素，提出改善意见，减少类似事件再发生。人力资源部要对面谈效果进行评估与分析，定期指导单位的离职面谈工作。
3.3.3离职文档管理的整理与保管。机关单位的离职专员掌握离职的整个流程，按照集中管理原则，他应负责收集离职文档、移交文档给人事档案和文书档案管理人员。建议将离职文档和职工用人（编制）单位保存的进编材料、聘用合同、转正定级、职称材料一起保存。按照以人为单位的方式整理归档，保管期限宜为15年。学习财务凭证的归档方式，作为人力资源部的业务档案将之定期向人事档案室或文书档案室移交。
参考文献：
[1]程薇，周洪，许娟.离职管理在护理人力资源管理中的应用体会[J].中国护理管理，2011（9）.
[2]栾贞增，卢强，李娜.企业核心员工离职的临界管理研究[J].经济师，2013，（12）.
[3]马勇.员工离职的工作交接如何到位[J].人力资源，2011（11）.
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