人力资源管理信息系统是基于互联网技术，以推动人力资源管理进步为宗旨，运用先进的信息技术，通过集中式的信息库，提供自动处理信息服务、数据统计服务，员工自助等服务，达到减少人力资源行政负荷，降低成本，提高效率，改进员工服务模式的目的。其引入可优化人力资源管理流程，改善人力资源管理部门的服务质量，为管理者提供决策支持，帮助组织实现战略性人力资源管理的转变。[1]

 

　　1.人力资源管理信息系统发展概况

 

　　20世纪60年代计算机技术开始应用于人力资源管理，但处于起步阶段，内容比较简单，主要涉及员工档案信息和薪资发放为主的人事管理软件（HRIS），既不包括非财务信息和薪资的历史信息，也几乎没有报表生成功能和薪资数据分析。[2，1117]

 

　　20世纪70年代末出现第二代人力资源管理信息系统，主要是利用计算机系统工具和数据库技术解决薪资计算问题。开始记录员工的其他基本信息，包括薪资的历史数据，报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大改善，并兼具了一部分人事信息管理的功能。[3]

 

　　第三代人力资源管理信息系统出现在20世纪90年代，其特点是用集中的数据库将几乎所有与人力资源管理职能相关的数据统一管理起来，形成了集成的信息源。[2，1117]强大的报表生成工具、数据分析功能，规范的业务流程和信息资源的共享，使人力资源管理在组织中的战略决策地位得到进一步提升。

 

　　随着Internet/Intranet技术的出现和人力资本理论的进一步发展，出现了被称为e-HR（电子化人力资源管理）及以人力资本管理控制系统为特点的人力资源管理信息系统[4]，这些新型系统更加注重对人的培养和使用，内容更加全面，功能更加强大，运行更加高效。

 

　　2.建立人力资源管理信息系统的必要性和作用

 

　　人力资源在信息时代已经成为市场竞争中最关键的因素，人力资源管理是各种管理中最基础、最重要的内容和组织的核心要素。建立人力资源管理信息系统对提高组织管理水平和效率具有重要意义。

 

　　2.1显著提高人力资源管理效率

 

　　目前，人力资源管理在大部分组织中还处于初级阶段，主要限于人员考评和工资福利等，内容简单，工作重复性强，没有形成全员参与的状态。员工本人、部门经理和高层领导需要的各种信息主要由人力资源部门提供。每月汇总考勤记录、制作工资报表、完成各类信息统计等占用了人力资源管理者大量的时间。人力资源管理信息系统借用信息技术手段，将分散的信息进行集中统一管理，实现了对数据的实时处理和信息共享，避免了重复记录和人工统计，提高了数据的一致性和正确率。

 

　　2.2提升组织竞争力，推进战略目标的实现

 

　　人力资源管理信息系统可以实现人力资源管理工作流转自动化、业务流程规范化，管理工作系统化。[5]人力资源管理部门由处理事务部门转变为知识信息部门、运营支持部门和决策辅助部门。[6]人力资源信息的有效聚集和实时更新，有助于高层领导在面临重大问题时快速做出正确决策，提升了组织竞争力，推进了组织战略目标的实现。

 

　　2.3提升员工的归属感，促使个人与组织共同发展

 

　　系统的建设与应用需要全员参与。员工个人信息的更新与维护、转正申请的办理、年度考核登记表的提交、审批与确认、绩效考核结果的确认与反馈等都由传统的方式转化为电子方式。各类培训资源信息、培训资料等均通过网络形式在线发布，系统提供自助服务，员工可根据自身情况选择培训的时间和内容，避免了集中培训时间难协调、内容不适用、成本高的缺点，使培训更有针对性，同时提升了员工自我管理的能力。人力资源管理部门通过在线调查可以科学评估培训的内容和效果，及时进行调整和补充。系统建设过程中，员工既是设计实施者，又是内容提供者，更是系统的使用和收益者，强化了员工与组织的关系，彼此受益，共同发展。

 

　　3.人力资源管理信息系统建设与应用存在的问题

 

　　我国人力资源管理信息系统的建设和应用尚处于发展阶段，与国外相比还存在很大差距，系统建设和应用还存在以下问题：

 

　　3.1对开发应用人力资源管理信息系统的必要性、紧迫性认识不足

 

　　人力资源管理信息系统的建设是复杂的系统工程，需要投入大量人力、物力、财力，是对原有人力资源管理理念的一次变革，必须首先获得组织高层领导的重视、支持和参与。由于固有观念的束缚，高层领导更愿意花费精力考虑市场、销售、技术革新、品牌策略等，容易忽视人力资源管理对提高员工绩效和组织竞争力的作用。

 

　　3.2人力资源管理体系有待进一步完善

 

　　建立人力资源管理信息系统的前提条件是人力资源管理工作制度健全、流程规范，且保持相对稳定。但由于许多组织人力资源管理停留在招聘、签订合同、考勤、工资、福利等基本层面，管理制度欠缺，随意性大，没有建立全面的管理体系，业务流程不规范、职责不清晰、内容不全面，无法保证系统建成后的运行效果。

 

　　3.3缺少掌握人力资源管理与信息技术的综合人才

 

　　高水平的信息技术人员对系统的开发建设十分重要，他们不仅要具有软件开发的能力，而且要对人力资源管理有比较深入的了解。系统建设需要比较完备的技术需求书，要求参与建设的人力资源管理人员应当掌握一定的信息技术知识。由于缺乏具备上述要求的复合型人才，导致系统开发过程中，经过使用方与开发方双方的多次妥协、变更，最终完成的系统已经偏离了原来的设计要求，使用不方便，功能不全面，难以满足人力资源管理的需要。

 

　　3.4人力资源管理信息系统建设缺乏长远规划

 

　　人力资源管理信息系统的建设需要长远规划，分步骤分阶段实施。要建立有效的质量保证体系，要有计划、有布置、有落实、有组织，有配合，有检查，一环紧扣一环地开展工作。[7]但在建设过程中要么盲目上马；要么互相模仿；要么贪大求全，要么视野狭窄；要么无限拖延，要么草草了事，由于缺乏长远、系统的规划，既浪费了人力、物力、财力，也降低了系统建设和使用的积极性。

 

　　4.人力资源管理信息系统应当具备的主要内容和功能

 

　　组织机构管理：记录组织机构隶属关系、内设机构名称、主要工作职责、历史沿革情况。实现对内设机构的调整、设立、撤销等操作。

 

　　岗位管理：记录各岗位名称、隶属关系、工作职责、任职资格、工作标准，自动生成《岗位说明书》。实现对岗位的增加、调整、撤销等操作。实时统计各岗位人数。与员工基础信息及其他相关信息对接，实时查看或统计与各岗位人员信息。

 

　　建立岗位竞聘信息管理子系统，与岗位管理信息对接，记录员工参与历次岗位竞聘的情况。

 

　　员工基础信息管理：员工姓名（曾用名）、性别、民族、籍贯、身份证号码（自动计算年龄，实现生日提醒功能）、政治面貌、婚姻状况、最高学历、学位及与之相关的专业、学位名称、毕业院校和毕业时间、管理方式、最高行政职务及与之相关的职务名称、等级和任命时间、最高专业技术职称及与之相关的职称名称、等级、资格获得时间和聘用时间、工作证号、个人标准照、主要联系方式（手机、办公电话、电子邮箱、家庭住址）等。

 

　　建立员工学历学位信息管理子系统，与员工基础信息对接，记录员工学历、学位变动情况。

 

　　建立员工职务、职称信息管理子系统，与岗位管理和员工基础信息对接，记录员工职务、职称变动情况。

 

　　员工关系管理：可实时查看、统计各类合同签订时间、到期时间、续签次数、涉及的人员及岗位等信息，可以按部门查看合同明细信息。可批量完成员工关系编辑处理工作，并可实现合同签订或续签提醒功能。记录、查询、统计员工离职、退休等信息。

 

　　薪酬管理：完成每月工资计算，自动生成工资报表及工资条。能够根据员工年度考核结果实现薪级工资自动晋档。根据岗位变动自动调整岗位工资标准，将薪级工资与岗位工资变化情况自动记入员工人事档案。支持薪酬批量编辑，每月各项福利自动累加计税、年终奖12个月分摊计税。支持员工在线查询个人薪酬福利发放情况、汇总特定期间的个人薪酬，在线进行薪酬申诉。支持按不同管理权限查看不同范围员工薪酬情况，并根据需要生成统计报表。

 

　　社会保险管理：与薪酬管理数据对接，根据社保计算周期自动生成员工社保基数，自动计算员工应负担的各项社保金额，并直接添加到相应月份的工资项中，自动计算单位应负担的各项社保金额。可按部门、月份自动生成单位及个人负担的各项社保明细表及汇总表。可直接查阅员工某一期间社保缴费情况。