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(二)在会计资料存储方式方面 由于存储方式的变化,容易影响会计资料的可靠性。手工会计系统中严格的凭证制度,在电算化会计系统中逐渐减少或消失,凭证所起到的较强的控制功能弱化。在手工方式下,会计资料以账簿、凭证、报表等形式存储于纸张上,增加、删除、修改了的会计凭证或会计账册都可以从会计人员的笔迹和印章上分清责任。而会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上,凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询,其直观性较差,并且修改、删除和拷贝均不会留下任何痕迹,有些业务可能不被打印出来,因此极易被篡改而不留痕迹。另外,数据集中在磁(光)介质中,一旦发生火灾、被盗、感染病毒等,容易造成数据丢失。 (三)在对操作人员的职能控制方面 通过计算机舞弊的犯罪分子大多是单位的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工,明确规定每个岗位的职责,以防止对处理过程的不适当干预,系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分离,互不兼任,以减少利用计算机舞弊的可能性。 (四)在软件的数据操作控制方面 主要包括对经济业务发生控制、数据输入控制、数据输出控制、数据通讯控制、数据处理控制和数据储存控制等。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,一旦出错,影响极大。因此,单位应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。 四、电算化系统内部控制的举措 (一)制订单位内部电算化管理制度 操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制订的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。除了软件在操作方面作了一定的内部控制设计以外,制订严格的操作管理制度,将会有效地保证会计软件的安全运行;同时,也有利于内部控制制度的执行。操作管理制度从内容上来看,一般包括以下几项:(1)操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能,但其用户管理的设置是由人工进行的,这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定,在用户管理的设置和具体的操作中执行。(2)预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算等。(3)预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。(4)建立必要的上机操作记录制度。使用日志的形式记录下每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、所做的操作等情况,并经常性查看日志,检查有无异常情况,监督系统操作。(5)根据会计电算化系统的业务要求和不相容职务相分离的原则,设立各个电脑操作岗位,如系统维护员、系统管理员、数据审核、数据复核、会计档案管理员等,明确岗位职责和操作权限,使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,保证会计电算化系统能够正常顺利的工作,确保会计数据的安全、准确、可靠。 (二)建立健全档案管理制度 会计电算化下的档案除了与传统会计下相同的纸制会计资料,如打印输出的各种账簿、报表、凭证外,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质,这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现,一般包括:(1)存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。(2)采取安全保证措施,如备份的磁盘介质应贴上保护标签,存放在安全、洁净、防潮防磁的地方,最好进行双备份或三备份,并存储于两个空间位置不同的地方分别保管。(3)对保存的磁盘介质要定期进行检查和复制,防止磁性介质损坏而使会计资料丢失。(4)对于磁盘介质原则上不予外借,如有必要,可采取复制的办法借出。如果原件借出,必须严格进行登记并告之其使用办法,收回时应严格检查存储内容的完整性及安全性。 (三)加强计算机软、硬件与网络系统安全的控制 软件方面,应注意及时对软件进行升级补漏或更改控制参数,将错误存在时间控制在最短。硬件方面,必须保证质量,关键性的硬件设备应采用双系统备份。网络系统安全方面,应注意:对用户进行权限和密码设置,只有被授权的用户才能在系统中进行相应操作;对重要的操作日志进行记录,包括操作时间、方式、查询和修改的数据等,以便在出现问题时及时对相关人员进行核查;建立网络安全“防火墙”,并安装杀毒软件,及时更新病毒库;未经授权,禁止用户自行安装或卸载软件,尤其是数据库系统软件的安装,以防止利用数据库系统打开账套数据库进行非法篡改。 【参考文献】 [1]柯鸿桥.企业财务内部控制中的会计电算化应用[J].湘潮(下半月)(理论),2008,(12). [2]杨耀伟.企业会计电算化核算下内部控制的必要性[J].财会通讯(理财版),2008,(12). [3]杨燕军.会计电算化下如何填制记账凭证[J].医院管理论坛,2009,(1). [4]张昕,杨春旺.浅议电算化环境下会计用印制度[J].商业经济,2007,(3). [5]李淑连.会计电算化条件下审计中存在的主要问题及对策[J].辽宁科技学院学报,2008,(4). |
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